Corriger les bulletins de paie d'un salarié en mobilité internationale

Cette page porte sur le bulletin lui-même : les montants, les assiettes, les rubriques. La remise en ordre des déclarations est traitée en détail sur notre page correction de DSN des salariés expatriés, mais les deux vont rarement l'une sans l'autre. Un bulletin faux produit une DSN fausse, et une correction de bulletin qui n'est pas reportée en DSN laisse l'URSSAF, la caisse de retraite complémentaire et l'organisme de prévoyance avec des données qui ne correspondent plus à rien.

Les erreurs que nous trouvons le plus souvent

Taux de change

Dès qu'une partie de la rémunération est fixée ou versée en devises, il faut la convertir en euros pour l'assiette des cotisations, pour le net imposable et pour la DSN. Les erreurs classiques : un taux pris à une date différente chaque mois sans règle écrite, un taux de budget du groupe utilisé à la place d'un taux réel, un montant converti deux fois (une fois par la paie locale, une fois par la paie française), ou un écart jamais régularisé entre le montant annoncé au salarié et celui réellement versé à l'étranger. Nous reconstituons la règle appliquée, nous la documentons et nous recalculons les mois concernés avec une méthode constante.

Double plafonnement

Lorsqu'un salarié est payé par deux structures, le plafond de la sécurité sociale ne se cumule pas librement. Nous voyons régulièrement le plafond appliqué en entier sur chaque paie, ce qui minore les cotisations plafonnées et les tranches de retraite complémentaire. Le cas inverse existe aussi : un salarié en pluriactivité soumis à la seule législation française au titre de l'article 13 du règlement (CE) n° 883/2004 dont seule la part payée en France a été soumise à cotisations, alors que l'ensemble de sa rémunération relevait du régime français.

Régularisation de split payroll

Un split payroll repose sur une clé de répartition (jours travaillés dans chaque pays, en général). Si cette clé est provisoire, elle doit être ajustée en fin de période. C'est souvent là que le dossier dérive : la clé réelle n'est jamais recalculée, la part étrangère n'est pas réintégrée dans le net imposable français quand elle devait l'être, ou l'inverse. Nous reprenons le calendrier de présence du salarié, nous comparons la clé appliquée à la clé réelle et nous chiffrons l'écart, pays par pays.

Avantages et primes liés à l'expatriation

Logement, scolarité des enfants, véhicule, voyages de congés dans le pays d'origine, prise en charge de l'impôt étranger, prime d'expatriation ou de pénibilité de zone : chacun de ces éléments a un traitement social et fiscal propre. Une partie peut relever des frais professionnels, une autre est un complément de salaire, une autre encore un avantage en nature à évaluer. Côté fiscal, les suppléments de rémunération liés à l'expatriation peuvent être exonérés sous conditions au titre de l'article 81 A du code général des impôts, ce qui ne dit rien de leur traitement en cotisations. Pour les impatriés, la prime d'impatriation relève de l'article 155 B du même code : elle échappe à l'impôt dans les limites prévues, pas aux cotisations sociales.

Autres points de contrôle

• CSG et CRDS appliquées ou omises sans vérifier les deux conditions cumulatives : domicile fiscal en France et prise en charge par un régime obligatoire français d'assurance maladie
• Retenue à la source de l'article 182 A du code général des impôts oubliée pour un salarié non résident payé en France
• Taux de prélèvement à la source inadapté après un départ ou un retour d'expatriation
• Cotisations chômage ou retraite complémentaire maintenues pour un expatrié qui ne relève plus du régime français, ou supprimées à tort pour un détaché qui y reste
• Mécanisme d'égalisation fiscale (tax equalization) appliqué sur un brut erroné, ce qui fausse l'impôt théorique retenu au salarié

Bulletin rectificatif ou régularisation sur la paie suivante

Deux techniques sont admises. Le bulletin rectificatif remplace un bulletin précis : il convient à une erreur isolée, récente, que l'on veut rendre lisible pour le salarié et pour un futur contrôle. La régularisation sur la paie suivante est la méthode la plus utilisée : le bulletin du mois en cours porte une ligne de rappel ou de reprise, avec la période d'origine clairement indiquée. Sur un dossier international, nous privilégions souvent la régularisation avec un état de calcul joint, parce qu'une même erreur touche plusieurs mois et parfois deux pays.

Rappel de salaire et prescription

Quand l'erreur a privé le salarié d'une partie de sa rémunération, un rappel de salaire est dû. L'article L3245-1 du Code du travail fixe à trois ans la prescription de l'action en paiement ou en répétition du salaire, à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits. L'expatriation ne suspend pas ce délai. Dans l'autre sens, un trop-versé peut être récupéré, mais la retenue sur salaire est encadrée : nous proposons un échéancier plutôt qu'une reprise brutale, surtout quand le salarié supporte déjà des frais d'installation à l'étranger.

Ce que la correction change dans la DSN

Si l'échéance de dépôt de la DSN du mois n'est pas encore passée, une DSN « annule et remplace » permet de reprendre la déclaration en entier. Une fois l'échéance dépassée, la correction passe par une DSN mensuelle suivante, avec les blocs de régularisation prévus par la norme, qui rattachent les montants corrigés à leur période d'origine. Cette régularisation alimente l'URSSAF, la retraite complémentaire, la prévoyance et le prélèvement à la source. Pour un employeur étranger sans établissement en France, l'interlocuteur pour les cotisations reste l'Urssaf Alsace (Centre national firmes étrangères).

Régularisation des cotisations

Les cotisations dues en plus sont versées avec la DSN de régularisation. Les cotisations payées à tort peuvent être remboursées dans les conditions de l'article L243-6 du code de la sécurité sociale. Côté contrôle, l'article L244-3 du même code limite en principe la période de reprise de l'URSSAF à trois ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle les cotisations sont dues. Corriger avant un contrôle reste nettement préférable : l'erreur est traitée sur votre calendrier, et vous gardez la main sur la documentation. Si un contrôle est déjà annoncé, voyez notre page contrôle URSSAF et mobilité internationale.

Documents à nous transmettre

• Les bulletins de la période concernée et les journaux de paie
• Le contrat de travail et l'avenant ou la lettre de mission (expatriation, détachement, impatriation)
• Le certificat A1 ou le certificat d'assujettissement prévu par la convention bilatérale, le cas échéant
• Les bulletins ou relevés de la paie étrangère pour un split ou un shadow payroll
• La politique de mobilité du groupe et le calcul d'égalisation fiscale s'il existe
• Le relevé des jours de présence par pays et les taux de change utilisés
• Les DSN déposées et leurs comptes rendus, ainsi que les notifications de l'URSSAF

Comment nous procédons

Quand la correction met au jour une question de couverture sociale (arrêt de travail mal indemnisé, garantie de prévoyance qui ne suit pas le salarié à l'étranger), elle se prolonge par un contrôle des IJSS et de la prévoyance. Si vous changez de prestataire à cette occasion, la reprise du dossier peut être menée en même temps.