Changer de prestataire sans interrompre la paie de vos salariés en mobilité

Un changement de prestataire en cours d'année expose à un risque particulier lorsque des salariés sont en mobilité internationale : une erreur sur les cumuls, sur l'échéance d'un certificat A1 ou sur une affiliation en cours peut avoir des conséquences sur la couverture sociale du salarié, pas seulement sur un bulletin.

Les situations que nous reprenons le plus souvent : un employeur étranger sans établissement en France dont le premier prestataire cesse son activité, une PME qui a confié ses premiers expatriés à son cabinet comptable et veut un spécialiste, un groupe qui rapatrie en France la paie de ses impatriés gérée jusque-là par la paie locale du siège, ou un dossier repris à la suite d'un contrôle URSSAF qui a mis au jour des erreurs.

Ce que nous reprenons systématiquement

• Cumuls de rémunération et de cotisations depuis le début de l'exercice
• Historique des certificats A1 et des déclarations préalables de détachement en cours
• Statut exact de chaque salarié (expatrié, détaché, impatrié) et échéances associées
• DSN déjà transmises et anomalies éventuellement en attente de correction
• Conventions bilatérales ou règlement européen applicables à chaque dossier

Les cumuls, recalculés et non recopiés

Les cumuls annuels servent à des calculs qui se régularisent sur l'année : plafond de la sécurité sociale, tranches de retraite complémentaire, réduction générale des cotisations patronales, net imposable et prélèvement à la source, heures et jours d'absence. En paie internationale s'y ajoutent les montants versés à l'étranger dans un split payroll, les éléments du shadow payroll et, le cas échéant, les montants exonérés au titre du régime des impatriés de l'article 155 B du code général des impôts. Recopier un cumul faux, c'est traîner l'erreur jusqu'en décembre. Nous recalculons les cumuls à partir des bulletins et nous expliquons chaque écart avant la première paie.

L'historique DSN

Les DSN déposées restent consultables par l'employeur sur net-entreprises. Nous les lisons avec leurs comptes rendus pour repérer les anomalies bloquantes non traitées, les régularisations annoncées mais jamais passées, les signalements d'arrêt de travail ou de fin de contrat restés sans suite. Pour un employeur étranger sans établissement, nous vérifions aussi le rattachement à l'Urssaf Alsace (Centre national firmes étrangères) et l'adhésion à la retraite complémentaire. Un changement de logiciel ne doit pas modifier les identifiants des salariés ni casser la continuité des déclarations.

Compteurs de congés et de temps

Congés acquis et pris sur la période précédente et sur la période en cours, jours de repos, compte épargne-temps, congés de fractionnement : ces compteurs sont souvent tenus hors du logiciel de paie, dans un tableur ou dans l'outil RH du groupe. Pour un expatrié, il faut aussi savoir si les congés suivent le droit français ou les règles du pays d'accueil, et comment les voyages de congés prévus au contrat sont décomptés. Nous faisons valider les soldes par écrit avant de les reprendre, en tenant compte des jours acquis pendant les arrêts de travail (voir congés payés et arrêt maladie).

Taux AT, contrats et documents de mobilité

Le taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles est notifié à l'employeur, en principe via le compte AT/MP sur net-entreprises. Nous reprenons le taux notifié, pas celui du logiciel précédent. La lecture de la notification est détaillée sur notre page taux AT/MP. Nous rassemblons ensuite les contrats de travail, les avenants d'expatriation ou lettres de mission, les certificats A1 ou certificats de détachement prévus par les conventions bilatérales, les déclarations préalables de détachement déposées sur SIPSI pour les salariés détachés en France, les options fiscales des impatriés et les calculs d'égalisation fiscale. Chaque échéance (fin de détachement, renouvellement d'un certificat, terme du régime impatrié) entre dans un calendrier que vous recevez.

Paramétrage conventionnel

La convention collective appliquée doit correspondre à l'activité réellement exercée en France, ce qui n'est pas toujours le cas quand le dossier a été ouvert par une société étrangère. Nous vérifions la classification de chaque salarié, les minima conventionnels, les primes conventionnelles, le maintien de salaire en cas d'arrêt, les régimes de prévoyance et de frais de santé obligatoires et leurs taux. Pour les expatriés, nous vérifions en plus que les contrats de prévoyance couvrent bien des salariés qui ne relèvent plus du régime français, point détaillé sur notre page contrôle des IJSS et de la prévoyance.

Déroulé

Documents à préparer

• Les bulletins et journaux de paie depuis le début de l'année, et le dernier bulletin de l'année précédente
• L'état des cumuls par salarié édité par l'ancien logiciel
• Les accès net-entreprises ou les DSN déposées avec leurs comptes rendus
• Les contrats, avenants et documents de mobilité de chaque salarié
• Les contrats de prévoyance et de frais de santé, la dernière notification du taux AT/MP
• Les compteurs de congés et de temps validés

Livrables

Dossier repris et documenté, cumuls vérifiés, calendrier des échéances de mobilité (fin de détachement, renouvellement A1, terme du régime impatrié) mis à jour. Si l'audit d'entrée fait apparaître des bulletins faux sur les mois passés, leur reprise suit notre méthode de correction de bulletins de paie, et les déclarations sont remises en ordre comme décrit sur la page correction de DSN.